Ein Warenautomat verdient nur Geld, solange er läuft. Fällt die Kühlung aus oder klemmt eine Spirale, steht nicht nur ein Fach still, sondern der ganze Standort. Deshalb entscheidet der Servicevertrag stärker über die Wirtschaftlichkeit als der Anschaffungspreis. In diesem Beitrag steht, welche Punkte im Vertrag geregelt sein sollten und wie die Anbieter sie handhaben.
Die vier Punkte, die im Vertrag stehen sollten
1. Reaktionszeit, mit Zahl
„Schnelle Hilfe“ ist keine Zusage. Verbindlich wird es erst mit einer Frist. Westvend nennt im Servicepaket Plus eine Reaktionszeit unter 12 Stunden. Coffee Perfect gibt an, 90 % der Anliegen am selben Tag zu lösen. Die übrigen Anbieter machen dazu keine öffentliche Angabe. Wer einen Standort mit Schichtbetrieb beliefert, sollte hier nachfassen.
2. Was die Pauschale abdeckt
Entscheidend ist, ob Arbeitszeit, Anfahrt und Verschleißteile enthalten sind oder einzeln berechnet werden. Coffee Perfect führt Arbeitszeit, Anfahrt sowie Ersatz- und Verschleißteile im Wartungsvertrag. Bei Westvend ist im Plus-Paket eine Wartung im Jahr enthalten, die Anfahrt kommt dazu. Das ist ein Unterschied, der sich über fünf Jahre summiert.
3. Eigene Techniker oder Subunternehmer
Wer selbst Techniker beschäftigt, steuert Termine und Ersatzteile direkt. Kaffee Partner gibt über 150 festangestellte Servicetechniker an, Tchibo nennt 110 Techniker in Deutschland, Coffee Perfect setzt nach eigenen Angaben eigene Techniker statt Subunternehmer ein. Bei Westvend sind zwei Techniker namentlich genannt. Für einen einzelnen Standort reicht das, für zehn Standorte in drei Bundesländern wird es eng.
4. Laufzeit und Kündigung
Hier liegen die größten Unterschiede. Westvend nennt zwölf Monate Laufzeit bei drei Monaten Kündigungsfrist. Im Mietmodell sind deutlich längere Bindungen üblich: Der einzige belegte Laufzeitbezug bei Coffee Perfect liegt bei 69 Monaten. Zu Kaffee Partner gibt es dokumentierte Kritik an Verträgen über 66 Monate aus dem Jahr 2017.
Was die Anbieter öffentlich zusagen
| Anbieter | Reaktionszeit | Servicekosten | Techniker |
|---|---|---|---|
| Coffee Perfect | 90 % am selben Tag | auf Anfrage, im Wartungsvertrag enthalten | eigene Techniker |
| Westvend | unter 12 Stunden (Paket Plus) | 29,00 € bis 149,00 € netto im Monat | zwei genannt |
| Kaffee Partner | keine Angabe | auf Anfrage | über 150 festangestellt |
| BVS | keine Angabe | auf Anfrage | keine Angabe |
| Tchibo | keine Angabe | auf Anfrage | 110 in Deutschland |
Der Punkt, den alle fünf auslassen
Keiner der fünf Anbieter übernimmt die Befüllung. Der Servicevertrag deckt Technik ab, nicht die Ware. Das bedeutet zwei bis vier Stunden Arbeit im Monat pro Gerät, dazu Einkauf und Lagerhaltung. Wer das nicht intern lösen möchte, braucht zusätzlich einen Automatenaufsteller, der die Ware stellt und an der Marge mitverdient.
Was vor der Unterschrift zu klären ist
- Gilt die Reaktionszeit auch außerhalb der Bürozeiten, und was passiert am Wochenende?
- Sind Anfahrt und Verschleißteile enthalten oder werden sie berechnet?
- Wie viele Wartungen sind im Jahr vorgesehen?
- Wie lange läuft der Vertrag, und zu welcher Frist endet er?
- Wer stellt die Ersatzteilversorgung sicher, wenn das Modell ausläuft?
Häufige Fragen
Was kostet ein Servicevertrag für einen Warenautomaten?
Westvend weist 29,00 € netto im Monat für das Basispaket und 149,00 € netto für das Plus-Paket aus. Die übrigen Anbieter nennen Servicekosten nur auf Anfrage.
Ist eine Wartung im Jahr ausreichend?
Bei geringem Durchsatz ja. An Standorten mit hoher Frequenz oder Kühlbetrieb ist ein zweiter Termin sinnvoll, weil Kühlung und Münzprüfer die häufigsten Ausfallursachen sind.
Bräuchte ich überhaupt einen Servicevertrag?
Ohne Vertrag wird jeder Einsatz einzeln berechnet, inklusive Anfahrt. Bei einem Gerät kann das aufgehen, ab dem zweiten Standort ist die Pauschale in der Regel günstiger und planbarer.
Deckt der Vertrag auch die Befüllung ab?
Nein. Keiner der fünf betrachteten Anbieter bietet einen Befüllservice an.
Alle Angaben stammen von den Anbieterseiten, Stand September 2026. Sie können sich ändern und ersetzen kein individuelles Angebot.
